Documentation ReclamPro

Démarrage rapide

Bienvenue sur ReclamPro ! Ce guide vous aidera à prendre en main rapidement la plateforme.

En 3 étapes seulement :

Inscription

Processus d'inscription

L'inscription à ReclamPro est simple et rapide :

1. Sélection de la formule : Choisissez parmi Starter (49€/an), Professional (89€/an) ou Enterprise (159€/an)
2. Informations de compte : Renseignez vos informations (nom, prénom, email, numéro ORIAS)
3. Paiement sécurisé : Réglez votre abonnement annuel par carte bancaire
4. Activation instantanée : Votre espace dédié est créé automatiquement
5. Accès immédiat : Connectez-vous et commencez à utiliser ReclamPro

Informations requises

• Nom et prénom du responsable
• Adresse email professionnelle
• Numéro d'immatriculation professionnelle (si applicable)
• Raison sociale de votre entreprise
• Téléphone professionnel

Interface utilisateur

Tableau de bord

Le tableau de bord est votre page d'accueil après connexion. Il affiche :

Menu de navigation

• Tableau de bord : Vue d'ensemble et statistiques
• Réclamations : Liste et gestion de toutes vos réclamations
• Nouvelle réclamation : Créer une nouvelle réclamation
• Statistiques : Rapports et analyses détaillés
• Paramètres : Configuration de votre compte
• Support : Aide et documentation

Gestion des réclamations

Créer une réclamation

Pour créer une nouvelle réclamation :

1. Cliquez sur "Nouvelle réclamation" dans le menu
2. Remplissez le formulaire avec les informations obligatoires :
   • Date de réception
   • Informations du réclamant (nom, email, téléphone)
   • Nature de la réclamation
   • Description détaillée
   • Numéro de contrat ou dossier concerné
3. Ajoutez des pièces jointes si nécessaire
4. Définissez le niveau de priorité
5. Cliquez sur "Enregistrer"

Statuts des réclamations

ReclamPro utilise les statuts suivants :

• Nouvelle : Réclamation reçue, en attente de traitement
• En cours : Réclamation en cours de traitement
• En attente : En attente d'informations complémentaires
• Résolue : Réclamation traitée avec succès
• Clôturée : Dossier terminé et archivé

Modifier une réclamation

Vous pouvez modifier une réclamation à tout moment :

1. Accédez à la liste des réclamations
2. Cliquez sur la réclamation à modifier
3. Modifiez les informations nécessaires
4. Ajoutez des notes internes pour suivre l'évolution
5. Changez le statut selon l'avancement
6. Enregistrez les modifications

Suivi et historique

Chaque réclamation conserve un historique complet :

• Toutes les modifications apportées
• Dates et heures de chaque action
• Utilisateur ayant effectué la modification
• Notes et commentaires internes
• Documents ajoutés ou supprimés

Conformité réglementaire

Obligations réglementaires

ReclamPro vous aide à respecter vos obligations en matière de traitement des réclamations :

Directive Distribution Assurance (IDD)

• Enregistrement de toutes les réclamations reçues
• Accusé de réception dans les 10 jours ouvrables
• Réponse définitive dans les 2 mois maximum
• Conservation des données pendant 5 ans minimum
• Traçabilité complète du traitement

Registre des réclamations

Conformément à l'article L. 612-2 du Code des assurances, vous devez tenir un registre des réclamations contenant :

• Identité du réclamant
• Date de réception
• Nature de la réclamation
• Contrat ou opération concerné
• Date de traitement et réponse apportée
• Mesures correctives le cas échéant

Protection des données (RGPD)

ReclamPro est conforme au RGPD :

• Hébergement sécurisé en France (IONOS)
• Chiffrement des données sensibles
• Accès restreint et contrôlé
• Droit d'accès, de rectification et de suppression
• Conservation limitée dans le temps

Bonnes pratiques

Pour une gestion efficace

1. Enregistrez rapidement les réclamations

Dès réception d'une réclamation (email, courrier, téléphone), enregistrez-la dans ReclamPro pour ne rien oublier et respecter les délais.

2. Utilisez les statuts correctement

Mettez à jour le statut à chaque étape du traitement pour garder une vision claire de l'avancement.

3. Documentez le traitement

Ajoutez des notes internes détaillées à chaque action. Cela facilite le suivi et la passation en cas d'absence.

4. Joignez les documents importants

Attachez les échanges emails, courriers et preuves pertinentes à chaque réclamation.

5. Suivez les délais

Utilisez les alertes automatiques pour ne jamais dépasser les délais réglementaires.

6. Analysez vos statistiques

Consultez régulièrement vos statistiques pour identifier les réclamations récurrentes et améliorer vos processus.

Sécurité du compte

• Utilisez un mot de passe fort et unique
• Ne partagez jamais vos identifiants
• Déconnectez-vous après chaque session
• Vérifiez régulièrement les accès utilisateurs
• Activez les notifications par email

Support

Besoin d'aide ?

Notre équipe est là pour vous accompagner :

Niveaux de support selon formule

• Starter : Support email standard (réponse sous 48h)
• Professional : Support email prioritaire (réponse sous 24h)
• Enterprise : Support email et téléphone prioritaire (réponse immédiate)